Responsable des Opérations - Libreville

Missions :

Gouvernance organisationnelle

Gestion des Approvisionnements et des Services généraux 

• Achats : identifier les fournisseurs, négocier les conditions, s'assurer que tous les paiements sont entièrement justifiés par les documents appropriés ;
• Gérer le parc de véhicules : Suivi des déplacements, entretiens, planning et journal d’activités, documents de bord, etc.
• Gérer les stocks  (physiques et base de donnée Google sheet/Excel)
• Gestion des moyens communs : entretien, hygiène et sécurité des bâtiments, gestion du mobilier des bureaux et autres installations fixes communes
• Gestion des voyages : réservation et achat des billets d’avion, logistique aéroport, hébergement et formalités diverses

Soutien Administratif 

• Élaborer des procédures de gestion de bureau et d'approvisionnement et soutenir l'élaboration des budgets
• Responsable des processus administratifs centraux relatifs à la gestion des installations (loyer, frais de fonctionnement des actifs, sécurité, assurances, etc.), les télécommunications, la gestion des stocks, les fournitures de bureau et la gestion de l'équipement, les demandes d'achat et de décaissement et tâches de bureau.
• Soutenir le DN et le RAF dans la documentation et le suivi de tous les incidents de sécurité sur le terrain et des problèmes de santé et de sécurité au travail. 
• Développer et maintenir le contact direct avec les homologues administratifs gabonais concernés au sein des différents ministères et agences concernés pour divers processus administratifs (par exemple, Douane, Immigration, Affaires étrangères, Ministère de l’Intérieur, etc.).
• S’assurer les documents d'immigration et de visa pour le personnel expatrié de SFG et les partenaires liés au programme.
• S’assurer que SFG est à jour sur toutes les exigences administratives légales gabonaises
• Responsable de la chaîne de processus administratif pour la commande et la réception des matériaux importés au Gabon.
• Appui à la planification, à la mise en œuvre, à la gestion, au suivi et à l'examen des projets des activités du bureau du Gabon avec le RAF et le Directeur National.

Ressources humaines

• Créer et mettre à jour les termes de référence au besoin
• Participer aux entretiens d’embauche en cas de besoin.

Projets spéciaux

Ambassadeur SFG

• Représenter le Directeur National
• Fournir des informations conformément aux missions spéciales demandées par le DN
• Mener des recherches/évaluations sur des projets/affectations spéciaux et rendre compte des résultats 

Culture et valeurs

• Transmettre la culture organisationnelle de SFG aux parties prenantes internes et externes
• Respecter les valeurs culturelles et le code de conduite de Space for Giants : Passion, Intégrité, Respect, durabilité et Innovation. 
• Se conduire et encourager le comportement d'équipe pour créer une prise de conscience et renforcer la vision organisationnelle, les valeurs et le contrat de culture.

Toute autre tâche pertinente liée au rôle selon les directives du superviseur.

Expérience, connaissances et compétences :

• Diplôme de Licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe (finance, comptabilité ou équivalent)
• Minimum de 4 ans d'expérience pertinente dans les opérations, les finances ou l'administration
• Expérience démontrée dans le soutien d'opérations, de préférence dans des organisations internationales et le secteur de la conservation
• Très bonne maîtrise du français
• Un bon niveau d'anglais, écrit et parlé, est un plus
• Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d'effectuer et de prioriser plusieurs tâches de manière transparente avec une excellente attention aux détails
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d'administration, le gouvernement et d'autres partenaires et donateurs externes 
• Capacité démontrée à atteindre des objectifs de haute performance et à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide
• Excellente communication orale et écrite
• Capacité à communiquer clairement et efficacement avec les hauts dirigeants et les partenaires externes
• Connaissance approfondie de l'administration gabonaise et capacité à naviguer dans différents ministères et agences
• Expérience en coordination de projets
• Expérience de la génération de rapports et de l'analyse et de l'interprétation des données.