CHARGE.E DE L’ADMINISTRATION DES FINANCES ET DE L’EVENEMENTIEL APF/GIZ

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Publiée le 23.10.2019

Entreprise

Site Internet: http://www.giz.de
Secteur d´activité:
Ingénierie, études développement
Recherche et développement
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Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)  est une entreprise internationale de développement. lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : CHARGE.E DE L’ADMINISTRATION DES FINANCES ET DE L’EVENEMENTIEL APF/GIZ

A- Contexte  

La définition inadéquate des frontières et la coopération souvent faible entre les États africains dans la gestion de leurs frontières conduisent régulièrement à des conflits et entravent l'intégration régionale. En créant des programmes frontaliers, l'Union africaine et la Communauté économique de l'Afrique centrale (CEEAC) s'attaquent à ce problème. Dans le cadre du nouveau projet "Appui au programme frontalier de la CEEAC" (APF), la GIZ – sur mandat du ministère fédéral des Affaires étrangères et de l'Union européenne – conseille la CEEAC et ses États membres dans les domaines de la délimitation, de la démarcation, de la coopération transfrontalière, du renforcement des capacités et de la mise en œuvre des politiques régionales, bref de la "gouvernance frontalière". Le nouveau projet sera mis en œuvre dans 11 pays d'Afrique centrale et géré depuis le Cameroun et le Gabon.

C’est dans ce cadre que l’APF/GIZ recrute pour les besoins de ses activités au Gabon, un.e Chargé.e de l’Administration, des Finances et de l’Evènementiel.

 

B- Responsabilités et attributions du poste 

Le.la titulaire du poste est responsable des activités suivantes:

  • Assurer l’exécution des tâches financières et administratives du projet dans le respect des orientations et règles de la GIZ
  • Assurer la planification, l'organisation et la gestion efficace des événements du projet et des partenaires
  • Assurer une collaboration étroite avec le Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé ainsi que le Bureau du Programme à Yaoundé
  • Assurer le fonctionnement du secrétariat du projet à Libreville
  • Assurer le classement physique des documents dans des dossiers conformément aux règles de la GIZ

Dans ce cadre, les attributions du.de la titulaire du poste sont les suivantes :

1. Administration des finances et de la comptabilité

  • Initie des demandes de transfert de fonds au compte bancaire du projet
  • Tient à jour le ou les livre.s de caisse et le livret de banque du projet conformément aux "instructions pour la gestion des comptes de trésorerie" de la GIZ
  • Prépare les pièces justificatives selon les procédures standard et les procédures opérationnelles des projets
  • Appuie l'octroi d'avances ou le remboursement des frais de déplacement conformément aux procédures opérationnelles internes du projet
  • Suit et vérifie les recettes, les dépenses et les rapprochements bancaires mensuels
  • Soumet le bulletin WINPACCS en espèces au bureau de la GIZ par décade
  • Assure que les procédures comptables sont conformes aux règles de la GIZ, effectue le suivi de la fiche d'erreur mensuelle et assure une correction rapide

2. Gestion de la caisse et des payements

  • Gère les opérations de la caisse conformément aux procédures en vigueur 
  • Assure le paiements des participants lors des ateliers
  • Paye les frais des missions aux partenaires et collaborateurs du projet
  • Se déplace, si nécessaire, aux lieux de mise en œuvre du projet pour effectuer les payements.
  • Contrôle la conformité des factures au règlement interne
  • Traite les factures et reçus et classe les copies des pièces justificatives fournies par les prestataires 
  • Réconcilie les registres de caisse avec l'argent à la fin de chaque journée
  • Met à jour le carnet de caisse électronique quotidiennement
    Prépare des bons sur les reçus et les paiements, entreprend les paiements de chèques, les enregistre sur le carnet de banque électronique et tient le chèque book du projet
  • Entreprend les entrées en WINPACCS dans le « bank book » et « cash book » du projet
  • Gère toutes les correspondances avec la banque sur place, y compris l’ouverture du.des compte.s, le règlement des anomalies etc.

3. Prestations de services et événementiel

  • Assure la planification, l'organisation et la gestion efficace des événements du projet et des partenaires
  • Localise les prestataires de services appropriés, gère, assure la liaison avec les contacts et vérifie la qualité de leurs services et références (Hôtels, traiteurs, prestataires de voyages et de transports, services d'interprétation, animateurs).
  • Prépare les procédures de sélection et les réservations (appels d'offres, contrats, cahier des charges) des fournisseurs de services pour les événements et s'assurer de la documentation des procédures conformément aux règles.
  • Assure l'organisation des voyages et l'orientation des visiteurs, des invités et des participants aux réunions et conférences : organise et supervise les programmes des délégations et veille au respect des règles de la GIZ et du protocole.
  • Fournit du matériel à jour pour la gestion des événements, p. ex. facilite l'impression et la production.
  • Gère les réservations d’hôtels, l’achat de billets d’avion et aide avec les demandes de visas, en communication avec les voyageurs, fournisseurs des prestations et agences de voyages internationaux
  • Assure la collecte des cartes d'embarquement des voyageurs
  • Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur

4. Gestion des ressources humaines

  • Soutient les experts internationaux avec les procédures administratives au Gabon
  • Gère les dossiers du personnel en coordination avec le bureau GIZ à Yaoundé
  • Suit et organise le planning des congés/des absences du personnel national;
  • Traite des factures et des demandes d'heures supplémentaires du personnel
  • Coopère avec les cabinets comptables pour le calcul des impôts et de la sécurité social.

5. Travaux de secrétariat et administration

  • Organise et coordonne le planning du responsable de Projet ;
  • Répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
  • Gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
  • Établit et organise les supports d’information pour le responsable de Projet ou pour les réunions ;
  • Participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
  • Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le bureau ou le projet ;
  • Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins 
Profil recherché pour le poste : CHARGE.E DE L’ADMINISTRATION DES FINANCES ET DE L’EVENEMENTIEL APF/GIZ

C- Qualifications, compétences et expérience requises

  1. Qualification
  • Niveau diplôme universitaire en gestion, comptabilité, administration
  1. Expérience professionnelle
  • Au moins 4 ans d’expérience à un poste similaire
  1. Autres connaissances/compétences
  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office, Excel et Outlook)
  • Très bonne connaissance du Français et d’une langue véhiculaire du pays ; connaissances en Anglais et/ou Allemand souhaitées
  • Bonnes capacités de gestion et d’organisation
  • Attitude centrée sur les clients et les services
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction

Date  du début de contrat : 1er janvier 2020

Période de contrat : 1 an renouvelable

Lieu d’affectation : Libreville / Gabon

Classification interne du poste : Bande 4A sous la supervision hiérarchique du Responsable Administratif et Financier basé à Yaoundé 

Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 05 novembre 2019

D- Composition et dépôt des candidatures

  • Composition (exigée) des dossiers de candidature : Lettre de motivation, CV (2 pages maxi) et 03 références professionnelles
  • Toutes les candidatures seront uniquement reçues sur notre site carrière, via la plateforme e-recruiting accessible à travers le lien : https://gizkamerun.jobs.net

Les candidatures féminines sont fortement encouragées!

NB : Le recrutement à la GIZ n’est soumis à aucuns frais, ni médiation. Toute information frauduleuse détectée donnera lieu à l’élimination de la candidature du processus de recrutement en cours et de ceux à venir. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les dossiers non retenus seront détruits six mois après la date de publication.

Critères de l'annonce pour le poste : CHARGE.E DE L’ADMINISTRATION DES FINANCES ET DE L’EVENEMENTIEL APF/GIZ
Métier:
Achats
Gestion, comptabilité, finance
Juridique
Secteur d´activité:
Ingénierie, études développement
Recherche et développement
Type de contrat:
CDD
Région:
Libreville
Ville:Libreville
Niveau d'expérience:
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études:
Bac+3
Langues exigées:
françaiscourant
Nombre de poste(s):1

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